Kemahiran insaniah umumnya ditafsirkan
sebagai kemahiran seseorang dalam membina perhubungan baik dengan diri sendiri
dan orang lain, iaitu apa yang dikatakan sebagai kemahiran intrapersonal dan
kemahiran interpersonal. Kemahiran insaniah pada pandangan beberapa sarjana
juga disebut sebagai people skills, soft
skills dan emotional intelligence. Kesemuanya
membawa maksud yang serupa, iaitu kebolehan seseorang menguasai kemahiran dalam
membina hubungan dengan diri sendiri dan membina hubungan dengan persekitaran,
khususnya melalui aktiviti komunikasi.
Setiausaha adalah
pekerjaan atau profesi yang berfungsi untuk memberikan sokongan maksimum kepada
pekerja berpangkat tinggi dalam syarikat atau organisasi. Ia akan menganjurkan
dan mengekalkan jadual eksekutif dan membantu mereka menjalankan pelbagai tugas
pentadbiran. Dengan ini adalah untuk menyumbang kepada kecekapan keseluruhan
perniagaan, dengan memastikan bahawa semua tugas pentadbiran yang diberikan
kepadanya akan dilaksanakan dengan cara yang tepat pada masanya dan cekap.
Setiausaha adalah orang yang memberikan sokongan pentadbiran. Mereka boleh
melakukan tugas-tugas seperti menulis dan memfailkan, menjawab telefon dan
menghantar mesej.
Justeru itu,
syarat kelayakan untuk menjadi seorang setiausaha pada Alaf 21 adalah mempunyai
Ijazah Sarjana Muda
dalam pentadbiran perniagaan atau bidang yang berkaitan, mempunyai pengetahuan
yang kompeten dalam pengurusan Microsoft Office, pentadbiran pejabat dan
prosedur perakaunan asas. Peranan setiausaha penting dalam industri dengan
mempunyai kemahiran komunikasi dan perundingan yang cemerlang. Bukan mudah
untuk menjadi seorang setiausaha kerana setiausaha memerlukan individu yang
mempunyai sikap yang sangat cekap untuk menguruskan orang atasannya.
Terdapat beberapa elemen kemahiran insaniah yang
diperlukan oleh seseorang setiausaha. Antaranya, kemahiran komunikasi ianya
boleh ditakrifkan sebagai pemindahan maklumat dan makna daripada satu pihak
(penghantar) kepada pihak yang lain (penerima). Berkebolehan mengamalkan
kemahiran mendengar yang aktif. Proses dalam komunikasi bermula daripada
Penghantar – Enkod – Saluran – Dekod – Penerima – Maklumabalas. Penghantar
adalah individu atau pihak yang memulakan sesuatu komunikasi. Contohnya,
seorang setiausaha menyampaikan maklumat tentang produk baharu kepada
pelanggan. Enkod adalah proses menterjemahkan maklumat dalam bentuk simbol
seperti perkataan atau suara supaya mudah difahami oleh penerima. Contohnya, setiausaha
menterjemahkan maklumat tentang produk baharu dengan menggunakan perkataan
seperti nama, saiz dan bentuk. Saluran adalah alat perantaraan yang digunakan
untuk menghantar mesej daripada penghantar kepada penerima. Contohnya,
setiausaha menggunakan persembahan power point untuk menerangkan produk baharu
dalam pembentangan.
Bagi dekod adalah penerima cuba
menginterprestasikan perkataan, tulisan atau gambar untuk memahami maksud
mesej. Contohnya, setiausaha cuba memahami mesej tentang produk baharu dengan
menginterprasikan gambar yang ditunjukkan oleh pengurus pemasaran. Penerima
adalah sasaran individu atau kumpulan yang akan menerima mesej. Contohnya,
Setiausaha akan mendengar taklimat tentang produk baharu semasa dalam
mesyuarat. Maklumbalas adalah tindak balas yang dihantar oleh penerima kepada
penghantar setelah mentafsir sesuatu maklumat ianya merujuk kepada tindakan
yang dilaksanakan oleh penerima seperti setuju, tidak setuju atau sikap tidak
peduli. Maklumbalas juga dilakukan secara lisan atau tidak lisan. Kebaikan
dalam mengamalkan
Kemahiran komunikasi ini kita dapat menyampaikan
idea dengan terang, berkesan dan dengan penuh yakin secara lisan dan bertulis,
kebolehan mengamalkan kemahiran mendengar yang aktif dan memberi maklumbalas,
Kebolehan dalam membuat pembentangan secara jelas dengan penuh keyakinan dan
bersesuaian dengan tahap pendengar, dan berkebolehan menggunakan teknologi
dalam komunikasi.
Seterusnya, seorang setiausaha mestilah mempunyai
kemahiran kerja berpasukan kerana kemahiran tersebut merupakan perkara yang
penting dalam setiap organisasi. Kemahiran berpasukan merujuk kepada bagaimana
anda bekerjasama dalam satu kumpulan. Secara ringkasnya kerja berpasukan
merujuk kepada pekerja yang bekerja dalam satu kumpulan yang sering bekerjasama
dan menjalankan tugas secara berganding bahu bagi mencapai matlamat pasukan.
Setiausaha merupakan tunjang utama dalam kumpulan selepas ketua kerana pelbagai
maklumat akan diberikan kepada setiausaha. Sebagai seorang setiausaha mestilah
mempunyai pengalaman, kecekapan, mempunyai sikap tanggungjawab dan toleransi
supaya gerak kerja dalam kumpulan tersebut berjalan dengan lancar.
Menurut Juran (1993) menyatakan bahawa kerja
berpasukan dapat mempertingkatkan motivasi, perasaan girang dan minat terhadap
kerja, memberikan keyakinan diri pekerja tentang potensi dan kebolehan mereka,
mendorong sikap ingin bekerjasama dan saling bantu membantu di kalangan
pekerja, menanam perasaan saling percaya mempercayai dan hormat menghormati
dalam kalangan pasukan, menjadikan diri lebih berguna. Nilai kerja berpasukan
sangat penting dalam satu kumpulan ianya mengutamakan kejayaan dan kualiti
kerja bersama.
Di samping itu, seorang setiausaha mestilah
mempunyai kemahiran pengetahuan dalam pengurusan maklumat agar pencarian dapat
dilakukan dengan mudah. Maklumat adalah pengetahuan yang diperoleh menerusi
proses mengetahui atau mengumpul makumat yang akan mengembangkan kemampuan kita
dalam berinteraksi dengan dunia sekeliling. Proses pengumpulan maklumat adalah
berterusan sepanjang hayat kerana individu akan mengalami pelbagai bentuk
permasalahan yang membuatkan dirinya mempelajari sesuatu dan mendapat maklumat
yang baru. Ciri-ciri maklumat yang dicari mestilah relevan, boleh dipercayai,
boleh difahami, lengkap, tepat dan membantu mengurangkan ketidakpastian. Dengan
ini, berkebolehan mengakses maklumat dengan cekap dan mengaplikasikan maklumat
dengan tepat.
Akhir sekali, setiausaha mestilah
mempunyai kemahiran kepimpinan agar dapat memimpin kakitangan dalam organisasi.
Definisi pemimpin ditafsirkan sebagai seseorang yang diiktiraf oleh satu atau
lebih daripada satu orang, di mana pemimpin tersebut mempunyai pengaruh.
Memimpin pula satu tindakan atau satu siri aktiviti yang dilakukan oleh
seseorang individu, dan individu itu memainkan peranan kepimpinan, menggunakan
pengaruhnya terhadap orang lain bagi mencapai matlamat. Dari prinsip kepimpinan
ianya dapat menguasai kemahiran teknikal, mencari peluang untuk menjalankan
tanggungjawab menurut kemampuan, berupaya menyelesaikan masalah dan membuat
keputusan dengan cekap. Tanpa mengira
pangkat atau jawatan kerja mereka yang khusus dalam hierarki syarikat,
kemahiran kepimpinan adalah sangat penting dalam sebarang peranan.
Pemimpin yang baik
tidak hanya memberikan arahan, mereka menginspirasi dan menggalakkan pasukan
mereka serta mereka mengambil berat akan orang yang bekerja dengan dan untuk
mereka. Kepimpinan tidak terhad untuk orang atasan, pengurus dan penyelia
sahaja. Seorang setiausaha juga harus mempunyai sikap kepimpinan ini kerana
setiausaha juga merupakan orang yang penting dalam sesebuah organisasi.
Lantaran itu, terdapat beberapa cadangan yang lain bagi
menaikkan imej sebagai seorang setiausaha untuk menarik perhatian para graduan
dalam bidang setiausaha, seterusnya melanjutkan pekerjaannya dalam
industri. Setiausaha perlu menambah kemahiran komunikasinya dengan mempelajari
ilmu-ilmu pertuturan seperti wawancara, temuramah dan sebagainya. Ini
menjadikan nilai tambah dalam diri seseorang untuk berkeyakinan dalam
berkomunikasi serta dapat mempraktikkannya dalam pekerjaan. Oleh itu, segala
urusan antara pengurus dan setiausaha sentiasa berjalan lancar dan dapat
diselesaikan dengan segera.
Perkerjaan sebagai seorang setiausaha
tidak asing lagi ia memerlukan lebih daripada seorang individu dalam satu masa.
Dalam kata lain seorang setiausaha sebenarnya berganding bahu dengan
pengurusnya dalam menyelesaikan suatu tugas. Oleh hal demikian, kemahiran
bekerja sebagai sepasukan amatlah penting. Setiap tugas yang telah diagihkan
secara sama rata sebagai tanda sepasukan perlulah dimanfaatkan. Kerana
setiausaha merupakan gambaran awal seorang pengurus. Selain itu, setiausaha
perlu mempunyai kemahiran mencari maklumat dan teknologi kerana zaman moden
kini memerlukan lebih 90 peratus kepada penggunaan teknologi. Oleh hal yang demikian,
seorang setiausaha mestilah meneliti kemajuan teknologi terkini dengan sentiasa
menggunakan peranti seperti Microsoft office dan mengambil berat tentang berita
berita semasa sebagai nilai tambah kepada pengetahuan amnya. Oleh itu,
kredibiliti seorang setiausaha akan dilihat lebih maju dan berkeyakinan serta
mewujudkan suasana yang harmoni semasa bekerja.
Seterunsya, walaupun setiausaha hanya
berkerja dibawah pengurus. Namun, pekerjaan setiausaha perlu memiliki sifat
kepimpinan dalam diri seorang setiausaha. Hal ini kerana setiausaha perlu
menjadi pemimpin kepada tugasan-tugasan yang dipertanggungjawabkan. Oleh hal
demikian, setiausaha perlu menjalani kursus kepimpinan atau kursus pemantapan
kemahiran supaya lahirnya para graduan setiausaha yang bersemangat dan amanah
dengan tugas yang diberi.
RUJUKAN
Abdul, R. (2019). Maksud
Setiausaha.
Diperoleh daripada
https://makna.online/setiausaha/
Amirul, H. (2014). Budaya Kerja Berpasukan.
Diperolehi daripada
https://www.slideshare.net/amirulhakimi/budaya-kerja-berpasukan
Azman (2014, Julai 22). Kepentingan Kemahiran Insaniah (Soft
Skills).
Diperolehi daripada
https://oze.my/memoplusgold/kepentingan-kemahiran-insaniah-soft-skills/
Ramli, R. (2022). Profil setiausaha eksekutif,
kemahiran dan fungsi yang diperlukan. Diperolehi daripada https://ms.thpanorama.com/articles/administracin-y-finanzas/secretaria-ejecutiva-perfil-habilidades-necesarias-y-funciones.html
Yusof, N. (2015, September 29). Kemahiran Insaniah
(Soft Skills).
Diperolehi daripada https://www.slideshare.net/izarina/kemahiran-insaniah-soft-skills
